Выездные проверки ФСС и ПФР

С 2011 г. инспекторы из Фонда соцстраха и Пенсионного фонда начали проводить совместные проверки страхователей.

Порядок проведения выездной проверки правильности исчисления и уплаты страховых взносов регламентируется ст.35 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон №212-ФЗ).

Нормы проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов хоть и регламентируются отдельным законом, но практически полностью повторяют нормы, отраженные в ст.89, 93, 100, 101 НК РФ.

Инспекторы ПФР и ФСС РФ осуществляют совместные выездные проверки на основании Соглашения о взаимодействии Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ по осуществлению совместных выездных проверок плательщиков страховых взносов от 28.10.2009 N АД-30-33/10сог, N 02-43/07-2205П.

Обратите внимание! Раздельные проверки инспекторами ФСС и ПФР могут проводиться только внепланово (Письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106). Например, если от застрахованного работника поступает жалоба на неправильное определение размера страхового обеспечения, то территориальный орган ФСС вправе провести внеплановую выездную проверку обоснованности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения (п. 3 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Критерии отбора страхователей для включения в план проведения выездных проверок.

Для проведения выездных проверок инспекторы ПФР и ФСС на каждый год разрабатывают план проверок (ч. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ).

Так на 2011г. план проверок утвержден Письмом ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010, который содержит Критерии, по которым контролирующие органы отбирают страхователей для проведения проверки в 2011 г. По всей видимости, этими критериями инспекторы ПФР и ФС будут пользоваться и в дальнейшем.

Критерии:

1) количество расчетов (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС РФ за 9 месяцев 2010 г., не совпадает;

2) у плательщика страховых взносов есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются начиная с четвертого дня болезни работника);

3) сведения индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) не были в срок представлены в органы ПФР;

4) страхователь произвел выплаты в пользу физических лиц, не облагаемые страховыми взносами (например, выдал материальную помощь в пределах 50 000 руб. по случаю рождения ребенка);

5) применение пониженных тарифов взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок);

6) несоответствия в расчетах (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно, если страхователь не представил объяснений);

7)недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;

8)  страхователь относится к числу крупнейших плательщиков, т.е. имеет наибольшую облагаемую базу, или среднесписочную численность работников, или наибольшее количество застрахованных лиц;

9) уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;

10) неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам;

11) проверки в отношении данного страхователя проводятся не чаще одного раза в три года (без учета проверок обособленных подразделений, которые уплачивают взносы самостоятельно);

12) поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.

Если плательщик взносов отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность его включения его в план выездных проверок со стороны органов ПФР и ФСС РФ высока.

Порядок проведения проверки.

Предмет проверки.

Предметом выездной проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов ( ч. 6 ст. 35 Федерального закона N 212-ФЗ).

При этом инспекторы Пенсионного фонда проверяют (ч.7 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ):

— правильность расчета и уплаты взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование;

— документы, связанные с обязательным пенсионным обеспечением, предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц (ч. 7 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Инспекторы ФСС РФ проверяют (ч.8 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ):

— правильность расчета и уплаты взносов на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

— правильность расчета пособий, которые выплачиваются за счет средств ФСС РФ (ч. 8 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).

Несмотря на то, что в Законе N 212-ФЗ не сказано, в рамках проверки страховых взносов инспекторы ФСС РФ проверят и правильность расчета взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также выплаты страхового обеспечения по этому виду страхования.

Проверить могут как саму организацию, так и ее обособленное подразделение, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц. Такая проверка проводится на основании решения органа контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения обособленного подразделения (ч.3 ст.35 закона №212-ФЗ).

Место проведения проверки.

Выездная проверка плательщика страховых взносов проводится на территории (в помещении) плательщика страховых взносов на основании решения руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов. В случае, если у плательщика страховых взносов отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, выездная проверка может проводиться по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов.

Решение о проведении проверки.

Прежде чем ваша организация предоставит проверяющим доступ на свою территорию или в помещение, необходимо чтобы инспекторы предоставили свои удостоверения и вручили руководителю предприятия (уполномоченному лицу) два решения о проведении выездной проверки:

— первое — от руководителя (его заместителя) территориального органа ПФР (форма N 9-ПФР);

— второе — от руководителя (его заместителя) территориального органа ФСС РФ (форма N 9-ФСС РФ).

Формы решений утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 957н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении контроля за уплатой страховых взносов» (далее — Приказ N 957н).

Руководителю предприятия (уполномоченному лицу) необходимо проверить содержание представленных документов. В решении о проведении проверки должны содержаться следующие реквизиты (ч. 4 ст. 35 Закона N 212-ФЗ):

1) полное и сокращенное наименования либо фамилию, имя, отчество плательщика страховых взносов;

2) предмет проверки;

3) периоды, за которые проводится проверка;

4) должности, фамилии и инициалы работников органа контроля за уплатой страховых взносов, которым поручается проведение проверки.

Эти данные необходимо сравнить  с данными удостоверений, так как проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решениях.

Лучше не отказывать ревизорам в доступе на территорию организации, т.к. в этом случае будет составлен Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящих выездную проверку, на территорию или в помещение плательщика страховых взносов (форма N 13, утвержденная Приказом N 957н). На его основании ревизоры самостоятельно по имеющимся у них данным или по аналогии определят сумму страховых взносов, подлежащих уплате (ч. 2 ст. 36 Закона N 212-ФЗ). Проверяемый период. По общему правилу в рамках выездной ревизии могут проверить период, не превышающий трех лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проверке (ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Обратите внимание! При проведении проверок в 2011г. инспекторы ПФР и ФСС смогут проверить только расчетный период 2010 г. (Письмо от 26.05.2010 N 1344-19 Минздравсоцразвития России, п. 6 Методических указаний о проверках ФСС РФ). При этом выездная проверка плательщика страховых взносов проводится не чаще чем один раз в три года (ч.10 ст.35 Федерального закона N 212-ФЗ).

Срок проверки.

Выездная проверка не может продолжаться более двух месяцев для организации и одного месяца для обособленного подразделения (ч.11 и 13 ст.35 закона №212-ФЗ). Срок проверки исчисляется со дня вынесения решения о ее назначении, а заканчивается в тот день, когда составлена справка о ее проведении (ч.14 ст.35 закона №212-ФЗ, формы N 12-ПФР и 12-ФСС РФ).

При этом проверка может быть приостановлена по следующим основаниям:

1) для истребования документов (информации), относящихся к предмету проверки, в соответствии со ст. 37 закона №212-ФЗ. По этому основанию приостановление проверки допускается не более одного раза по каждому лицу, у которого потребуются документы.

2) для получения информации от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации;

3) для перевода на русский язык документов, представленных плательщиком страховых взносов на иностранном языке.

Приостановление, равно как и возобновление проверки производится решением руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов по форме №10, утвержденной Приказом N 957).

Общий срок приостановления проведения выездной проверки не может превышать шесть месяцев (ч.18 ст.35 закона №212-ФЗ). В случае, если выездная проверка была приостановлена по основанию, указанному в п.2 ч.15 ст.35 закона №212-ФЗ, и в течение шести месяцев орган контроля за уплатой страховых взносов не смог получить запрашиваемую информацию от иностранных государственных органов в рамках международных договоров Российской Федерации, срок приостановления указанной проверки может быть увеличен на три месяца.

Во время приостановления проведения выездной проверки приостанавливаются и действия органа контроля за уплатой страховых взносов по истребованию документов у плательщика страховых взносов, а также приостанавливаются действия органа контроля за уплатой страховых взносов на территории (в помещении) плательщика страховых взносов, связанные с указанной проверкой.

В этом случае вашей организации инспекторы должны вернуть все подлинники документов, истребованные при проведении проверки.

Истребование документов.

Ваша организация должна предоставить проверяющим возможность ознакомиться с документами, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов (ч. 21 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Истребование документов производится путем вручения руководителю организации (уполномоченному лицу) Требования о представлении документов (форма N 14, утвержденная Приказом N 957н). Проверяющие не могут забирать с собой подлинники документов (ч. 2 ст. 37 Закона N 212-ФЗ), они имеют право работать с ними только на территории организации. С собой проверяющие могут забрать только копии документов, заверенные подписью руководителя (уполномоченного лица) и печати организации. Представить документы организация обязана в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования. Если компания не может успеть в эти сроки, то в течение дня после получения требования следует письменно уведомить об этом проверяющих. В уведомлении нужно указать причины, по которым организация не может представить документы вовремя и в срок, в течение которого появится возможность представить документы.

Если ваша организация откажется представить проверяющим запрашиваемые документы (или не представит документы в установленные сроки), придется заплатить штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Предусмотрено так же и административное наказание для должностных лиц: штраф в размере от 300 до 500 руб. (п. п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Инспекторы имею право затребовать почти все документы, связанные с оплатой труда, учредительные документы, а также расчеты по страховым взносам по формам РСВ-1 ПФР и 4-ФСС РФ.

В истребованных документах инспекторы будут:

— искать нарушения законодательства,

— искать несоответствие показателей, отраженных в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам, данным бухгалтерского учета.

— проверять полноту и правильность отражения в бухгалтерском учете операций, влияющих на формирование базы для начисления взносов.

Приведем примерный список документов, которые, как показала сложившаяся на данный момент практика, инспекторы запрашивают в проверяемых организациях:

— Учредительные документы (устав и (или) учредительный договор)

— Приказы об утверждении учетной политики, действующей в проверяемом периоде

— Положение о премировании, коллективные договоры и иные документы, раскрывающие систему оплаты труда

— Лицензии, действовавшие в проверяемом периоде

— Регистры бухгалтерского учета (в том числе главная книга, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки, своды по зарплате, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период).

— Регистры налогового учета

— Первичные документы бухгалтерского учета

— Банковские и кассовые документы (выписки, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира)

— Документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы, командировочные удостоверения, билеты, счета гостиниц, чеки ККТ, и т.п.

— Сведения о численности, зарплате, движении работников по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» и N П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости  движении работников»,

— Трудовые и коллективные договоры

— Трудовые книжки

— Кадровые первичные документы:  приказ о приеме на работу (форма N Т-1); — личная карточка (форма N Т-2); штатное расписание (форма N Т-3);  приказ о предоставлении отпуска (формы N N Т-6 и Т-6а); приказ о расторжении трудового договора (формы N N Т-8 и Т-8а); приказ о премировании (форма N Т-11); табель (формы N N Т-12 и Т-13); — расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма NТ-51) и т.п.

— Индивидуальные карточки по учету начисленных вознаграждений (Рекомендованная форма приведена в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П).

— Налоговая карточка по учету НДФЛ,

— Список внештатных работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам, акты выполненных работ (оказанных услуг),

— Договоры ДМС, список застрахованных сотрудников, документы об оплате страховки.

— Больничный лист с  расчетом пособия

— Медицинские справки, выданные лечащим врачом, для назначения единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности

— Заявление о выплате пособия, справка о рождении ребенка, справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось, выписка из решения об установлении над ребенком опеки (для лиц, заменяющих родителей)

—  Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, листок нетрудоспособности

— Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия, приказ о предоставлении отпуска, копия свидетельства о рождении ребенка, справка с места работы другого супруга о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и пособие не получает

Оформление результатов проверки.

В последний день проведения выездной проверки инспекторы, проводящие проверку, обязаны составить справку о проведенной выездной проверке (формы N N 12-ПФР и 12-ФСС РФ). Один ее экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления этой справки ревизоры подготавливают Акт выездной проверки (формы N N 17-ПФР и 17-ФСС РФ). Он подписывается обеими сторонами. При отказе представителя компании контролер делает об этом соответствующую запись.

Первый экземпляр акта вручается представителю предприятия под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации). При уклонении от получения акта ревизоры сделают в его тексте соответствующую пометку. Затем чиновники направят документ по почте заказным письмом с уведомлением.

Возражения на акт выездной проверки

Как и при оформлении выездных налоговых проверок, организация имеет право не согласится с проверяющими и представить свои возражения на акт проверки.

Итак, если руководитель (представитель) организации не согласен с фактами и выводами, которые изложены в акте проверки, он может в течение 15 рабочих дней со дня получения акта представить свои письменные возражения (п. 6 ст. 6.1 НК РФ и п. 23 Методических рекомендаций о проверках ФСС РФ). К возражениям необходимо приложить  заверенные копии документов, подтверждающие обоснованность выводов организации (ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ).

Руководитель контролирующего органа обязан рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные проверяемой организацией (уполномоченным представителем) письменные возражения по акту (ч. 1 ст. 39 Закона N 212-ФЗ). На основании вышеизложенных материалов руководитель выносит в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока, указанного в ч. 5 ст. 38 Закона N 212-ФЗ т.е. 15 рабочих дней.

Решение по результатам проверки

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС РФ выносят одно из решений:

— о привлечении плательщика страховых взносов к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах (формы 19-ПФР и 19-ФСС РФ);

— об отказе в привлечении плательщика страховых взносов к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах (формы 20-ПФР и 20-ФСС РФ).

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

В заключение хотим еще раз обратить внимание, насколько схожа процедура и сроки проведения, документооборот выездных проверок страхователей с налоговыми выездными проверками. Так что страхователям нечего бояться, тем более, что в отличие от инспекторов ФСС, ревизоры из ПФР не имеют опыта проведения проверок страхователей, чем проверяемая организация может воспользоваться в ходе проверки.

Иванникова Е.В.

Налоговый консультант, член ПНК,

Руководитель департамента налогообложения

и бухгалтерского учета

Консалтингового объединения «Фактор Групп»

Опубликовано в журнале «Упрощенная бухгалтерия», № 9 2011 г