Касса с подвохом

В журнале «Расчет» давно не освещались вопросы, посвященные обслуживанию и работе с кассой. Восполним пробел большим материалом, подготовленным группой наших авторов.

 Нюансы регистрации

Для применения кассовой техники требуется ее обязательная регистрация в налоговой службе. Эта процедура полностью регламентирована, однако таит в себе множество нюансов. Людмила Самсонова, управляющий партнер Консалтингового объединения «ФАКТОР ГРУПП», рассказала, как правильно поставить кассу на учет.

Применение контрольно-кассовой техники — одно из главных условий, необходимых для наличных расчетов при продаже товаров и оказании услуг. Однако перед тем как начать ею пользоваться, нужно выполнить ряд обязательных процедур. В настоящее время постановка и снятие с учета касс регулируется Административным регламентом по регистрации ККТ, утвержденным Минфином России (Приказ от 10.03.2009 N 19н, далее — Регламент).

 Какую кассу зарегистрируют?

Обязанность использовать в предпринимательской деятельности ККТ установлена ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Однако избежать использования ККТ могут компании и предприниматели, оказывающие услуги физическим лицам, если при расчетах они выдают документ, оформленный на бланке строгой отчетности, и плательщики ЕНВД при условии, что по требованию покупателя они выдают документ, подтверждающий прием денежных средств за товар (работу, услугу).

Не все кассы, легально купленные, можно поставить на учет в налоговом органе. Модели, разрешенные к применению, содержатся в Государственном реестре ККТ (в ред. Приказа Роспрома от 24.12.2007 N 587). Отметим, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 срок полезного использования ККТ установлен в пределах 5 — 7 лет. Если за это время аппарат исключат из Реестра, то в дальнейшем компания не сможет им пользоваться.

Ничего лишнего

Контроль за регистрацией и применением касс возложен на налоговые органы, поэтому перед использованием ККТ в обязательном порядке нужно встать на учет в ИФНС. Для этого в территориальный орган по месту учета подается заявление, паспорт кассы, а также договор о технической поддержке, заключенный пользователем с поставщиком или с центром технического обслуживания (далее — ЦТО). Форма заявления в ИФНС утверждена Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

Сразу отметим, что есть установленный перечень документов, представляемых в налоговый орган. Однако на практике инспекторы запрашивают и другие бумаги, например, договоры аренды (субаренды) помещения, свидетельство на право собственности и т.п. Данные требования являются незаконными, однако, если компания откажется представить дополнительные к основному перечню бумаги, контролеры могут проверить фактическое место нахождения кассы после ее регистрации. Несоответствие заявленного адреса установки ККТ и фактического размещения влечет административную ответственность на основании ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.03.2011 N 17-26/019349@).

Документы о регистрации, которые компания представила в налоговый орган, в течение пяти рабочих дней со дня представления рассматриваются инспекторами. Если бумаги переданы проверяющим не в полном объеме, срок начинает считаться с даты подачи дополнительных материалов (п. 18 Регламента).

Основания для отказа

Пункт 22 Регламента содержит исчерпывающий перечень случаев, когда налогоплательщику откажут в регистрации кассы. Причиной этого может стать неполный или неправильно оформленный пакет документов, которые компания отказывается исправлять. Также не ставятся на учет аппараты, исключенные из реестра или находящиеся в розыске. Поломка кассовой машины тоже станет причиной отрицательного ответа инспекторов. Кроме того, оформить ККТ не удастся, если отсутствует договор с ЦТО. Есть ограничения для перерегистрации: если представленные чеки, контрольные ленты и фискальные отчеты не соответствуют техническим требованиям к ККТ или отпечатаны в нефискальном режиме.

Отказ налоговики оформят в письменном виде и направят с уведомлением о вручении в течение 5 рабочих дней с даты представления заявления о регистрации вместе со всеми документами.

Визит инспектора

Процедура регистрации кассы не ограничивается только представлением документов. Инспекторы назначают место и время визита. Перед тем как предприятие получит возможность пользоваться кассой, налоговики проверят ее работу. Ирина Голова узнала, какие технические неисправности могут помешать поставить кассу на учет.

Проведение осмотра ККТ включает в себя запуск фискального режима функционирования кассы, обеспечивающего регистрацию данных в памяти (фискализация кассы). Это мероприятие может быть проведено как в самой ИФНС, так и по месту установки ККТ (п. п. 20 и 39 Регламента).

«В ходе осмотра кассы контролер должен убедиться в ее исправности, проверить целостность корпуса и наличие знаков «Государственный реестр», «Сервисное обслуживание» и идентификационного свидетельства с наименованием модели кассового аппарата и его заводским номером (п. 39 Регламента). При фискализации кассы печатается пробный чек на сумму 1 руб. 11 коп. и снимается первый Z-отчет (п. 41 Регламента)», — рассказывает Людмила Самсонова, управляющий партнер Консалтингового объединения «ФАКТОР ГРУПП».

На этапе регистрации в фискальную память ККТ должны быть внесены данные: наименование организации (индивидуального предпринимателя), ИНН, заводской номер, регистрационный номер, показания контрольных счетчиков при регистрации и перерегистрации ККТ, дата фискализации.

Подтверждающие документы

Одновременно в процессе регистрации пользователю выдается карточка регистрации ККТ с подписью руководителя (заместителя руководителя) налогового органа, а также возвращаются документы, которые были приложены к заявлению о регистрации кассы (п. 44 Регламента). Этот документ хранится по месту установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста и сведениями о вызовах технических специалистов (п. 45 Регламента). «Карточку необходимо хранить весь период эксплуатации. В последующем она понадобится для перерегистрации аппарата или снятия его с учета. Также этот документ предъявляется налоговикам при проверках соблюдения требований по использованию ККТ», — говорит Людмила Самсонова.

Процедура снятия с учета кассы аналогична порядку постановки кассы на учет. Отличие состоит лишь в том, что вместе с заявлением необходимо будет представить карточку регистрации ККТ. Контролерами также снимается полный фискальный отчет за последние 3 года работы кассы и краткий — за весь период его службы (п. 49 Регламента). Затем составляется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков.

Новации от ФНС

На официальном сайте налоговой службы опубликован проект Административного регламента предоставления ФНС государственной услуги по регистрации ККТ. Этот документ значительно упрощает постановку на учет касс тем компаниям, которые обладают разветвленной филиальной сетью.

При наличии у организации нескольких обособленных подразделений в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, ККТ регистрируется в инспекции по месту нахождения одного из филиалов. Таким образом, компаниям, у которых возникает необходимость поставить несколько ККТ в одном городе, не будет необходимости подавать несколько пакетов документов в разные ИФНС.

Кроме того, проект документа обязывает инспекторов принимать бумаги, даже если они оформлены неверно. Представителям компании останется лишь донести недостающие или исправленные документы, а не проходить всю процедуру с самого начала.

Покупка с рук

Всем организациям, которые реализуют товар в розницу и оказывают услуги, необходимо применять в своей работе кассу. Многие компании пытаются сэкономить на ККТ, приобретая модели, бывшие в употреблении или купленные, но не использованные владельцами. Константин Дроздов, юрист по гражданскому и административному праву юридической компании «Атента», рассказал, как сократить расходы без риска.

Для того чтобы не платить лишние деньги за кассу, функциональные возможности которой будут превышать потребности организации, нужно проанализировать работу компании. Пользователь самостоятельно выбирает для себя наиболее приемлемую ККТ, обладающую рядом полезных свойств, таких как надежность, простота освоения и использования, а также функциональные возможности аппарата.

Если компания торгует большим ассортиментом продукции или имеет несколько торговых точек, то для удобства ведения складского учета выгодно применять контрольно-кассовые системы, позволяющие автоматизировать фиксацию количества проданной продукции — так называемые POS-терминалы или POS-системы. Такое техническое решение позволяет оперативно контролировать остатки товара на складе. Операция списания товара будет производиться или в момент закрытия кассового чека (так это происходит в большинстве магазинов, имеющих и склад и торговый зал в пределах одного здания), или в конце рабочего дня — посредством выгрузки отчета на удаленный сервер через Интернет (если торговая точка и склад удалены друг от друга). Стоимость таких систем начинается от 40 000 руб., к этой сумме стоит прибавить затраты на программное обеспечение и пусконаладочные работы.

Не стоит покупать более сложную ККТ, чем требуется бизнесу. Нередко владельцы торговых точек покупают «навороченную» технику с прицелом «на развитие». На деле дополнительные функции остаются невостребованными, а кассир испытывает сложности с освоением аппарата. Если нет необходимости в автоматизации, то можно ограничиться приобретением обычной кассы. На такую придется потратить от 11 000 до 20 000 руб., в зависимости от модели.

 Аппарат с историей

Многие покупатели пытаются сэкономить на приобретении кассы и рассматривают многочисленные объявления о продаже ККТ с рук. Такие машины могут содержать скрытые изъяны, и не только связанные с неисправностью аппарата, с его историей, практикой применения. Но даже если вам повезло и вы нашли хороший и «чистый» ККТ, его использование не обойдется без лишних затрат. Дело в том, что в снятой с налогового учета кассы отсутствует блок ЭКЛЗ, поэтому при приобретении бывшего в эксплуатации аппарата необходимо учитывать стоимость нового блока ЭКЛЗ. С рук выгодно покупать только дорогие ККТ (POS-терминалы, POS-системы, фискальные регистраторы), только в этом случае можно рассчитывать на получение выгоды. А вот приобретая уже использовавшуюся в работе недорогую кассу за 4 — 5 тыс. руб. и прибавляя к ее стоимости цену нового блока ЭКЛЗ, вы платите больше, чем если бы купили новую кассу.

Кроме того, следует учесть, что право реализации контрольно-кассовой техники есть только у центра технического обслуживания. Процедура передачи ККМ от продавца к покупателю должна проходить исключительно через ЦТО, в противном случае могут возникнуть проблемы при постановке кассы на учет в ИФНС.

Примечание. Темное прошлое

Касса может хранить много тайн о том, как ее использовали. Не стоит забывать, что у ККТ есть память, которая расскажет, совершались ли на аппарате незаконные операции. Константин Дроздов, юрист по гражданскому и административному праву юридической компании «Атента», рассказал Ирине Головой, как не стать соучастником преступления, приобретая ККТ.

— Есть ли риск купить машину, которая была замечена в финансовых махинациях?

— Да, потому что проверка кассы проводится чаще всего уже после покупки — когда новый владелец ставит ее на техническое обслуживание в ЦТО. Центр технического обслуживания при заключении договора в обязательном порядке проверяет, не производилась ли какая-либо модификация электронных компонентов кассы, бывшей в эксплуатации, позволяющих осуществлять искажение фискальных данных с целью уменьшения фактического объема получаемой через ККМ денежной наличности («скрутка» или «корректировка»).

— То есть, если бывший владелец незаконно использовал кассу, в ее регистрации откажут?

— В случае обнаружения нарушений ЦТО не станет заключать договор на обслуживание кассы, а без него невозможно поставить ККТ на учет в налоговую. Как следствие, купленная техника превращается в металлолом — ею нельзя пользоваться.

— Вмешательство в фискальную память — это техническое переоборудование кассы? Его можно исправить?

— ККТ защищается большим количеством пломб, поэтому просто так изменить что-либо в кассе невозможно. Внедрение в фискальную память происходит с помощью специальных «жучков», они подсоединяются через разъем для дополнительных устройств. Прибор позволяет отслеживать и уничтожать все чеки стоимостью свыше определенной суммы. Рынок защиты кассовых аппаратов — целая индустрия, которая изощряется на способах скрыть истинный оборот компаний.

— Каким образом налоговые органы смогут отследить такой аппарат, если физического вмешательства в аппарат не происходит?

— Кассы, выставленные на продажу, естественно, отключены от оборудования, которое использовалось для уменьшения выручки, но для налоговых органов отследить нарушения не составит труда. Инспекторам не потребуется изучать историю аппарата, они проверят лишь последовательность, в которой идут символы кода фискальной памяти, специальной программой.

— Почему ЦТО не замечают нарушений в эксплуатации кассы и как их можно выявить?

— Операции по «корректировке» невозможно выполнить без участия недобросовестных технических специалистов ЦТО. Как показывает практика, «скручивание» показаний фискальных данных в ККМ связано с устной договоренностью между руководителем организации или индивидуальным предпринимателем и специалистом ЦТО. Случаи корректировки данных выявляются в ходе проверки налоговыми органами либо самим ЦТО. Поэтому факт нарушения очень длительное время может оставаться незамеченным: так как подобные операции держатся на сговоре, то нарушения поможет выявить независимый мастер. И для этого совсем не обязательно назначать экспертизу — она проводится во время снятия ККТ с учета.

Опасное предложение

Не секрет, что некоторые недобросовестные компании используют ККТ с нарушением закона. Они применяют всевозможные устройства, чтобы уменьшить выручку предприятия. Целью установки таких механизмов для корректировки является уменьшение количества записываемых в память аппарата данных. Допустим, в нее попадет каждый пятый чек или не фиксируются суммы вовсе (можно обойти и блок ЭКЛЗ при наличии «скручивающего выручку» устройства).

«Попасть» на «незаконную» кассу при покупке сложно. Такие машины работают пока могут, а потом отправляются на свалку. И все же шанс, что владелец решит продать аппарат, есть. И никто, кроме нового владельца, не станет заниматься выявлением нарушений, а их исправление выльется в серьезные финансовые траты. При снятии кассы с учета налоговый инспектор не будет задавать вопрос «а почему такая маленькая сумма?». Какой он ответ получит? Логично, что «не пошел бизнес». Никакая экспертиза при снятии или постановке кассы на учет не производится, поэтому следует быть особенно внимательными при покупке ККТ. Если есть сомнения в «чистоте» аппарата, обратитесь в любой ЦТО для проведения проверки.

 Срок годности

Часто можно встретить объявления о продаже новых касс, которые хранились у организации или индивидуального предпринимателя, но вследствие разного рода причин так и не были ими использованы (не ставились на налоговый учет). Следует внимательно относиться к таким предложениям. Дело в том, что гарантийный срок хранения ЭКЛЗ до активизации составляет 12 месяцев со дня его производства. По истечении этого времени невозможно будет поставить кассу на учет в налоговом органе, придется приобретать новую ЭКЛЗ.

 

Л.Самсонова

Управляющий партнер

Консалтингового объединения

«ФАКТОР ГРУПП»

И.Голова

К.Дроздов

Юрист

по гражданскому

и административному праву

юридической компании «Атента»

«Расчет», 2011, N 10